2023 / 08
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避免“文山會?!?,用「時間的力量」打造高效能組織

一場6人左右的普通會議,會花費多少成本?

神州數碼董事長兼首席執行官郭為在其新書《時間的力量》一書中算了這樣一筆賬:以一個年收入20萬元的職員、一個年收入50萬元的中層、一個年收入100萬元的高管計算,他們每人每分鐘的時間成本大約是1.6元、4元和8元,如果將他們放在一起開會超過45分鐘,成本便會超出1000元。而一家企業想要賺到1000元的凈利潤,所付出的時間成本是45分鐘的幾倍不止,還不算其它成本。

然而,開會作為一種達成成員共識、解決問題、做出決策的手段,在任何一家企事業單位都無法避免,久而久之,開大會、開長會、多開會這種“文山會海”的現象就難以避免,也頗受詬病。6月15日,中央層面整治形式主義為基層減負專項工作機制會議強調,將糾治和力戒形式主義、官僚主義擺在更加突出的位置。

時隔五年再度強調整治“文山會海”現象,原因在于這一頑疾多年來未得到有效改善,開會往往依舊重形式輕內容,時間長、頻次高但不解決任何實質問題,并且還演變出“套會”、“陪會”、“重復會”等多種奇怪現象。甚至有人感嘆:天下苦開會久矣。就連《中國紀檢監察》也指出,“文山會海”依然是基層干部吐槽的焦點。

那如何避免“文山會海”現象出現呢?在神州數碼這家企業,基于“時間管理”的方法論引導,每次開會前,參與人員會通過“拉條子”的方式,將開會重點逐一列出,并在會議中以最短的時間講明白最重要的事情,進而形成會議共識,產生解決方案。

《時間的力量》一書中提到過一個關于神州數碼承接交付客戶項目的實踐案例,其中講到開會時間的控制,項目管理者將每日例會的時間控制在10分鐘以內,讓每個小組代表在1分鐘內匯報完項目進展、計劃以及是否有需要別人協助的困難等內容,進而形成項目共識并按節奏推進,最終帶領項目如期上線,獲得客戶認可。

其實在企事業單位中,很多項目需要爭分奪秒地完成,任何一個環節的時間耗損都有可能對其他環節造成負面影響,進而讓整個項目出現延期的風險。如果我們能將開會時間盡可能壓縮,提高開會效率,就能為其它更重要的事情騰出時間,提高項目完成質量。

事實上,開會的目的不僅僅是針對某件事提出解決方案,更重要的是釋放組織內成員的時間,讓他們將精力投入到更重要的事情上去,高效能工作,以此實現個人工作成就、成長價值,也為組織創造更大價值。只有這樣,組織才能堅實朝著遠大目標按照既定軌道,踏實邁步向前。也唯有此才能讓組織成員在工作之余,專注生活,活得張弛有度。

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