2023 / 08
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項目管理難題如何求解?時間的力量指明最短路徑

“一切經濟最后都歸結為時間經濟。”這是馬克思在他的經濟學手稿中所提出的觀點。換成另一句話就是:“時間就是金錢,效率就是生命”。這句話隨著改革開放的大潮,從深圳席卷全國,至今仍然是跳動在中國經濟發展交響曲中的強勁音符。

作為經濟活動的重要參與者,企業想在市場中保持核心競爭力和優勢占位,就需要在最短時間內實現最大經營收益。況且市場不等人,時間窗口一旦錯過,企業搶占市場的先機將不復存在。而回歸企業經營過程,“項目”在其中占據著非常重要的位置,小到一個新媒體賬號的運營,大到一次千百億投標活動,都需要一個成熟、懂行的“項目經理”根據最終目標,來把控項目的執行周期及進度、成果,并為最終呈現效果負責。這一過程中,做好時間管理就顯得尤為重要。

神州數碼董事長兼首席執行官郭為在其新書《時間的力量》中也直白地揭示了項目管理的關鍵所在:“時間管理是項目管理的靈魂”。任何一個項目,必然有其時間限度,即在限定的時間內完成既定的目標,“項目都有一個非常具有挑戰性的時間目標和進度安排”。因此,有效利用好時間這一獨特的資源,是項目成功的關鍵。

在項目管理過程中,“按時且保質保量地完成目標”是每一位管理者的共同期待,但工期拖延的情況卻時常發生。事實上,難倒各位項目管理人員的,正是對于項目中需要實現的多個工作目標的重要程度區分不清、對于項目目標的實現路徑把握不準。對此,《時間的力量》切實提出了極具實操性的“四部曲”解決辦法——拆解工作任務、評估任務所需資源、排列任務優先級、工作計劃及進度安排。

其中,能否條理清楚地拆解工作任務,是提高時間管理效率的前提條件。這是因為多目標、系統性的項目是由一個個單元任務組成的,遵循目標導向、MECE(相互獨立,完全窮盡)和“近細遠粗”等原則,將項目逐層逐級分解成具體、可執行的最細小單元任務,則有助于項目組成員明確各自分工并按期執行。

項目目標拆解完成后,就要著手開始評估各項任務需要哪些資源,比如人工、時間、物料、資金等。其中與項目進度相關度最高的是時間估算,這也是任務評估過程中最難的一個環節。為此,《時間的力量》中提出了類比法、功能點法、三點法等方式,可有效幫助項目管理者做出更準確的時間估算,保證項目如期完成。同時,《時間的力量》還為中高層管理者評估任務所需資源提出了一條極具操作性的建議:充分利用企業的“知識財產”,即仔細傾聽基層管理者的意見,他們的豐富經驗是企業的寶貴財富,也是組織的知識資產。

完成了前面極具挑戰性又極為重要的兩部曲之后,為最大效率的利用好時間,就需要“排列任務優先級”,對任務的輕重、緩急、先后等邏輯關系進行分析,特別是時間上的依賴關系,以便在既定的所有項目制約因素下獲得最高的效率。

進行到這里,一個項目中的時間管理基本上已經取得了初步的成效,解決了最難厘清的邏輯關系。接下來,就可以以此為依據,制定項目整體工作的計劃和進度安排了。在安排工作計劃的時候,要注意兩個要點:一是要有參與者承諾,不能在沒有參與者參與的情況下直接拍板,這樣對于項目未來的執行非常不利;二是時間安排應是緊張而可完成的,既不窩工又保證項目能夠順利完工。

基于《時間的力量》這一實踐方法論指導,神州數碼在此前參與承建的某軟件項目中,通過重新規劃項目排期、拆解項目任務、建立高效溝通機制等方式,有效解決項目面臨的諸多問題,比如多家公司項目成員參與之后的溝通不暢,較粗的排期計劃導致項目進度受阻拉長項目周期等。最終,項目組成員通過密切協作,讓后續的迭代版本按照排期計劃穩步上線,獲得客戶的認可和點贊。

事實上,在企業中,很多項目需要爭分奪秒地完成,任何一個環節的時間耗損都有可能對其他環節造成負面影響,進而讓整個項目出現延期的風險?!稌r間的力量》作為神州數碼二十余年實戰經驗成果總結,以切實可行的操作方法及多個實操案例,證明了在項目管理中做好時間規劃的重要性:只有管好項目時間,才能把控好項目進度,確保項目如期完成。

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